¿Alguna vez ha necesitado información con urgencia y al consultar la planilla electrónica ha notado que los datos no estaban estandarizados? ¿Se congeló la planilla? ¿Había más de una planilla y era necesario consolidar todos esos datos?
Bueno, esta sensación de que los datos están todos ahí, pero cuando los necesito no puedo acceder a ellos está relacionada con un concepto muy conocido, llamado «disponibilidad». La disponibilidad tiene como objetivo, a través de mecanismos, garantizar que la empresa pueda tener acceso a la información cuando sea necesario.
Las planillas electrónicas son un medio accesible y muy democrático de organizar la información, después de todo, todo el mundo lo sabe, por lo que suele ser la primera herramienta utilizada para organizar esos pocos datos más importantes. En general, el tiempo pasa y la solución provisional se vuelve permanente y esos datos, antes pocos, son ahora la base de conocimiento que guía la toma de decisiones del área.
El riesgo está relacionado con la velocidad con la que este simple dato gana complejidad, ya que este cambio suele pasar desapercibido a nuestros ojos, ¿verdad?
Hay dos pilares que respaldan esta complejidad, el primero cubre los desafíos de mantener a múltiples usuarios ingresando información de manera estandarizada para garantizar la integridad de los datos. El segundo pilar se refiere a la confidencialidad de los datos, ya que todos los que tienen acceso a la planilla, pueden introducir, cambiar y eliminar datos, sin que sea posible controlar estos accesos y acciones. Si se modifica o incluso se elimina algún dato, ¿cómo podría identificarlo?
Finalmente, las planillas solo registran datos, lo que dificulta relacionarlos, emitir informes, indicadores e incluso automatizar procesos.
Hoy en día, los informes e indicadores son fundamentales, ¿está de acuerdo? Si no es a través de ellos, ¿cómo identificar fortalezas y debilidades para buscar mejoras? De hecho, si no podemos extraer la información que necesitamos, ¿cuál es el significado del esfuerzo para introducir los datos?
Si bien las planillas son muy accesibles debido a su costo y popularidad, tienen varias implicaciones para acceder a los datos en sí, lo que requiere que la extracción se produzca a través de consolidaciones. A veces, esta consolidación implica una serie de planillas para alcanzar el resultado final esperado, demandando tiempo (tiempo precioso, destaco aquí).
En este punto, es posible que se pregunte, si las planillas son malvadas o si solo tenemos algo de rencor, de tal vez un día haber cerrado una sin guardarla después de un día entero de trabajo. Bueno, las planillas pueden ayudar significativamente cuando hay un bajo volumen de datos, sumado al factor de mantener un número limitado de usuarios, ya que de esta manera, es posible preservar el control de flujo de los datos.
Si cree que encaja en este escenario, tiene pocos usuarios y poca información.
Utilizándola con precaución, la planilla puede contribuir mucho a la organización de sus datos, busque funciones y características que puedan hacerla aún más robusta y ¡adelante!
Verá, el problema no son las planillas en sí, sino el hecho de que hacemos que las herramientas sean temporales, permanentes o cuando la herramienta utilizada no evoluciona de acuerdo con la cantidad de datos y cuidados que requieren, por lo que le advertimos que siempre esté atento. Siempre reevalúe su escenario, de repente puede ser el momento de adoptar un sistema.
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