Você já precisou de uma informação com urgência e ao consultar a planilha eletrônica percebeu que os dados não estavam padronizados? A planilha travava? Havia mais de uma planilha, sendo necessário consolidar todos aqueles dados?
Pois é, esta sensação que os dados estão todos lá, mas quando preciso não posso acessá-los está relacionado a um conceito muito conhecido, chamado “disponibilidade”. A disponibilidade, visa através de mecanismos, garantir que o negócio poderá ter acesso a informação quando necessário.
As planilhas eletrônicas, são um meio acessível e muito democrático de organizar informações, afinal todo mundo conhece, por isso normalmente é a primeira ferramenta utilizada para organizar aqueles poucos dados mais importantes. Geralmente, o tempo passa e a solução provisória, torna-se permanente e aqueles dados, antes poucos, agora são a base de conhecimento que norteia a tomada de decisões da área.
O risco está relacionado a velocidade com que estes simples dados ganham complexidade, pois normalmente, passa despercebido aos nossos olhos esta mudança, não é mesmo?
Há dois pilares que sustentam esta complexidade, o primeiro abrange os desafios de manter múltiplos usuários inserindo informações de forma padronizada, para garantir a integridade dos dados. O segundo pilar diz respeito a confidencialidade dos dados, pois todos que possuem acesso a planilha, podem inserir, alterar e deletar dados, sem que seja possível realizar um controle destes acessos e ações. Se algum dado for modificado ou até mesmo excluído, como você poderia identificar?
Por fim, as planilhas eletrônicas apenas registram os dados, tornando difícil relacioná-los, emitir relatórios, indicadores e até mesmo automatizar processos.
Nos dias de hoje, relatórios e indicadores são fundamentais, concorda? Se não for por meio deles, como identificar pontos fortes e fracos para buscar melhorias? Aliás, se não podemos extrair as informações que necessitamos, qual o significado do esforço de inserir os dados?
Ao mesmo tempo que planilhas são muito acessíveis devido ao seu custo e popularidade, elas apresentam diversas implicações quanto ao acesso dos dados em si, exigindo que a extração ocorra por meio de consolidações. Por vezes, esta consolidação envolve uma série de planilhas para chegar ao resultado final esperado, demandando tempo (precioso tempo, destaco aqui).
Neste ponto, você deve estar se perguntando, se as planilhas eletrônicas são vilãs ou se temos apenas algum rancor, de talvez, um dia ter fechado a planilha sem salvá-la após um dia inteiro de trabalho. Pois bem, as planilhas podem sim ajudar significativamente quando há um volume de dados baixo, somado ao fator de manter uma quantidade de usuários limitado, já que desta forma, é possível preservar o controle de fluxo dos dados.
Se você acredita que se encaixa neste cenário, tem poucos usuários e poucas informações. Utilizando com cautela, a planilha poderá contribuir muito na organização de seus dados, busque funções e recursos que possam torná-la ainda mais robusta e vá em frente!
Veja, o problema não são as planilhas em si, mas o fato de tornarmos ferramentas provisórias, permanentes, ou quando a ferramenta utilizada não evolui de acordo com a quantidade de dados e cuidado que requerem, por isso alertamos, fique sempre de olho. Reavalie sempre seu cenário, de repente pode ser o momento de adotar um sistema.
Escrito por: Cleber Lima
